Hướng dẫn cách Tra cứu hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử mới có hiệu lực từ tháng 11 năm 2019 theo nghị định 119/2018/ND-CP của chính phủ, chính vì vậy mà không phải ai cũng nắm chắc nghiệp vụ, hướng dẫn khi sử dụng hóa đơn điện tử từ người phát hành, nhiều đơn vị, doanh nghiệp muốn theo dõi hóa đơn nhưng không biết tra cứu như thế nào.

Bài viết dưới đây ANA hướng dẫn các bạn cách tra cứu hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng.

Quy tắc tra cứu hóa đơn điện tử

Điều 28 nghị định 119/2018/ND-CP ngày 12/9/2018 của chính phủ quy định về nguyên tắc tra cứu, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử khi bán hàng, cung cấp dịch vụ.

1. Bên sử dụng thông tin thực hiện truy cập, truy vấn Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn.

2. Tổng cục Thuế thực hiện công khai các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để các tổ chức, cá nhân có thể tra cứu.

3. Để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, bên sử dụng thông tin nhập thông tin hóa đơn điện tử cần tra cứu tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu nội dung hóa đơn điện tử.

4. Trường hợp cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định tại điểm a khoản 2 Điều 27 Nghị định này có nhu cầu tra cứu thông tin về tình hình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử của người bán là tổ chức, cá nhân kinh doanh thì cơ quan thuế có trách nhiệm cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các cơ quan, người có thẩm quyền có liên quan.

5. Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng hệ thống cung cấp thông tin tự động.

Tra cứu hóa đơn trên website tổng cục thuế

Tra cứu hoá đơn điện tử GTGT trên trang của “TỔNG CỤC THUẾ” được sử dụng trong các trường hợp sau.

Trường hợp 1: Kiểm tra, tra cứu hoá đơn điện tử GTGT đã được phép sử dụng hay chưa. Thực hiện tra cứu sau 2 ngày kể từ ngày phát hành hoá đơn điện tử.

Trường hợp 2: Trước khi hoạch toán, kê khai hoá đơn kế toán Doanh nghiệp cần xác nhận tính hợp pháp của hoá đơn.

Các bước tra cứu hóa đơn điện tử

Bước 1: truy cập vào trang web của TỔNG CỤC THUẾ theo đường link tại đây:

http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html.

Giao diện màn hình

Bước 2: Chọn mục “thông tin hóa đơn, biên lai” ⇒ “hóa đơn” ⇒“tra cứu một hóa đơn” hoặc “tra cứu nhiều hóa đơn”

Bước 3: nhập đầy đủ thông tin có gắn dấu *

+ Mã số thuế

+ Mẫu số

+ Ký hiệu hóa đơn

+ Số hóa đơn

+ Mã xác thực Xong thì click “Tìm kiếm”.

Nếu chọn mục “ tra cứu nhiều hóa đơn ” thì các bạn chuẩn bị 1 file Excel và file Excel đó phải được thiết kế theo quy định như trên website tra cứu.
Nếu chọn tra cứu hóa đơn khác như : bưu điện, bưu chính, viễn thông, invoice, các bạn click vào : “ Hóa đơn bưu chính viễn thông ”.

Bước 4 : Kiểm tra kết quả

Nếu kết quả trả về hiển thị đầy đủ 2 trường “thông tin người bán hàng, dịch vụ” và “thông tin hóa đơn” thì hóa đơn điện tử đó là hợp lệ, hợp pháp. Còn nếu không đủ 2 trường trên thì hóa đơn điện tử đấy là không hợp pháp.

Hóa đơn điện tử hợp lệ

Hóa đơn điện tử không hợp lệ

Khi các bạn gặp phải trường hợp hóa đơn điện tử không hợp lệ thì xem lại trình duyệt đang mở có phải là Internet Explorer, nếu các bạn đang mở bằng trình duyệt khác thì hãy mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer

Nếu không phải lỗi do trình duyệt thì bạn liên hệ ngay với bên bán hàng để kiểm tra lại xem bên bán đã thông báo phát hành hóa đơn đấy chưa.